Când conduci o afacere, mai ales una aflată la început sau de dimensiuni mici, cred că este util să te gândești la numerar ca la hrana de care afacerea ta are nevoie pentru a supraviețui. Dacă se termină banii, afacerea intră în colaps și nu poate să mai funcționeze decât dacă va produce alți bani!
Mai mult, banii trebuie să vină suficient de constant pentru a menține afacerea sănătoasă. Nu este sănătos să ai luni de înfometare și apoi o încasare consistentă, pentru că, până la momentul în care va genera din nou hrană (numerar), afacerea va fi ori prea slabă pentru a supraviețui ori va fi deja moartă.
Iată patru modalități prin care poți menține un flux de numerar sănătos și eviți să ”înfometezi” afacerea.
1. Facturează cu promptitudine
Probabil crezi că este evident că trebuie să trimiți o factură imediat după terminarea lucrării, dar statisticile arată că una din șapte companii expediază factura la mai mult de 30 de zile după finalizarea lucrării! Am experimentat personal acest lucru: vara aceasta am avut un proiect la care am lucrat cu un subcontractor și nu am primit factura pentru servicii de la el decât după ce i-am reamintit acest lucru de câteva ori.
Cercetările au mai arătat, de asemenea, că, dacă întârzii doar o săptămână la trimiterea facturii, vei aștepta de două ori (!) mai mult timp pentru încasare. Așa că nu aștepta! Facturează clienților imediat ce ai terminat lucrarea. Stabilește o oră dintr-o anumită zi a săptămânii pentru a verifica evidențele contabile și pentru a emite facturile. Dacă ți-ai făcut treaba conform contractului, atunci ai dreptul la bani; asigură-te că ceri banii clientului printr-o factură emisă cu promptitudine.
2. Analizează condițiile de plată pe care le oferi clienților
Când te plătesc clienții? Dacă te plătesc după ce ai terminat lucrarea sau ai trimis mărfurile, îți asumi integral riscul de neîncasare.
Poți să diminuezi acest risc dacă soliciți clienților să plătească o parte din preț în avans. De asemenea, dacă furnizezi servicii recurente, poți factura lunar în loc de trimestrial sau anual. Aceste modalități de plată te ajută pe tine, dar ușurează și fluxul de numerar al clientului, deoarece acesta nu trebuie să mobilizeze mai mulți bani pentru o singură plată mai mare.
3. Ține o evidență strictă a scadențelor la plată
Numerarul intră în companie, dar și iese; de aceea se numește flux de numerar. Pentru a ține lucrurile sub control planifică din timp. În acest fel vei ști când va trebui să faci plățile.
Când trebuie să plătești furnizorii? Ține o evidență separată a facturilor neplătite, astfel încât să nu riști să uiți să plătești. Respectă condițiile de plată ale furnizorilor. La urma urmei, nu știi niciodată când vei avea nevoie de un furnizor pentru a te ajuta, așa că încearcă să păstrezi o relație bună cu aceștia.
Plătește la timp sumele datorate angajaților. Întârzierea în plata salariilor este una dintre principalele cauze care generează nemulțumire în rândul echipei.
De asemenea, nu uita că trebuie să plătești taxe și statului. Ține evidența sumelor pe care le datorezi și a scadențelor și plătește la timp. Astfel, eviți acumularea de dobânzi și penalități care nu vor face altceva decât să-ți afecteze și mai mult fluxul de numerar.
4. Planifică fluxul de numerar al afacerii tale
Care sunt datele la care trebuie să încasezi și să plătești? De unde știi când este posibil să rămâi fără bani? Ce vei face dacă vrei să extinzi afacerea, poate lansând un produs nou sau intrând pe noi piețe? De unde știi că vei avea suficienți bani pentru a face aceste lucruri și, în același timp, pentru a menține în echilibru activitatea existentă?
Planifică veniturile și cheltuielile viitoare pentru a te asigura că afacerea ta nu va rămâne fără banii necesari pentru a funcționa.
